Что закупить для кофейни: товары и расходники

Что закупить для кофейни по меню и операциям смены

Матрицу закупки удобно строить от того, что ваша кофейня делает каждый день. Для напитков нужны зерно, молоко и альтернативы, для витрины – готовая еда, для выдачи – упаковка, для чистоты – средства ухода и хозяйственные материалы. Такой порядок помогает не смешивать продукты с расходниками и сразу видеть, что заканчивается быстрее.

Если у позиции есть своя роль в смене, её лучше закрепить в карточке товара. Там удобно указать спецификацию, единицу учёта, упаковку поставщика, допустимую замену и ответственного за приёмку. Тогда бариста и администратор смотрят на один и тот же список, а не на разные версии закупки.

Для зерна полезно сразу связать закупку с рецептурой. Анна Цфасман в интервью порталу «Что делать Консалт» говорит, что обжарка определяет вкус кофе и её подбирают отдельно под эспрессо и немашинные методы заваривания. Для кофейни это значит, что в матрице зерно лучше описывать не только названием, но и способом приготовления, чтобы поставка совпадала с меню.

Готовую еду и печенье удобно держать отдельным блоком, потому что у них своя логика хранения и списания. Для этой группы пригодится соседний материал про печенье для кофейни: там можно собрать ассортимент под витрину и не смешивать его с напитками.

Карточка товара: фасовка, единица учёта и замена

Карточка товара становится рабочей, когда в ней есть не только название, но и спецификация, единица учёта, фасовка поставщика и допустимая замена. Например, молоко учитывается по объёму, а стаканчики – поштучно. Передача этих сведений в заказ помогает поставщику и сотруднику приёмки одинаково понимать нужную позицию.

Основание потребности удобно связывать с меню и операциями смены. Зерно нужно для напитков, молоко – для молочной карты, упаковка – для выдачи навынос, средства ухода – для очистки оборудования и зала. Так товары для кофейни получают понятную роль, а расходные материалы для кофейни учитываются по месту использования.

В каталоге «Хухтамаки» для деревянного размешивателя длиной 140 мм, артикул 50000280, указаны 1000 изделий во внутренней упаковке и 10000 в коробке. Это хороший пример того, зачем в таблице отдельно фиксировать упаковку поставщика и единицу расхода: для кофейни они могут быть разными, а считать нужно обе.

Если вы уже собираете финансовую модель, удобно сверить эту таблицу с бизнес-планом кофейни. Тогда закупка будет видна не только как список товаров, но и как часть регулярных расходов.

Матрица закупки по группам

Эта таблица помогает быстро собрать первую партию и потом пополнять её без путаницы между продуктами, упаковкой и хозяйственными материалами.

Такую таблицу удобно держать рядом с графиком поставок и списком ответственных. Тогда закупка опирается на меню, остатки и приёмку, а не на случайный список покупок.

Планировать пополнение от расхода до следующей поставки

Размер следующего заказа удобно считать от плана потребления до следующей поставки и доступного остатка. К плану прибавляют согласованный запас и вычитают пригодный к использованию остаток. Если результат отрицательный, дополнительная партия по этому расчёту не нужна. Так закупка опирается на реальное движение товара, а не на ощущение, что чего-то должно хватить надолго.

Для кофейни это особенно заметно на позициях с быстрым оборотом: зерно, молоко, стаканчики, крышки, салфетки и средства ухода. Когда остаток сверяется с меню и графиком смен, повторный заказ получается спокойным и понятным. Здесь помогает отдельный учёт выданных расходников и пищевых продуктов, потому что разные группы расходуются по-разному.

По ТР ТС 021/2011 при хранении пищевой продукции соблюдаются условия и срок годности изготовителя. В расчёте заказа полезно учитывать, успеет ли кофейня использовать доступный остаток в этих пределах. Это помогает согласовать размер партии и график поставок.

Если вы только выстраиваете запуск, коротко сверить снабжение с что нужно для открытия кофейни полезно как контрольную рамку. Но здесь задача уже другая – не открыть кофейню, а держать её снабжение ровным.

Приёмка и хранение покупных упакованных продуктов

По техническому регламенту ТР ТС 022/2011 компоненты покупной упакованной еды перечисляются по убыванию массовой доли на момент изготовления, с оговорками регламента. Маркировка также содержит условия хранения; если после вскрытия меняются качество и безопасность, указываются условия после вскрытия. Эти сведения удобно сверить с вашей карточкой товара.

Это удобно использовать при приёмке готовой еды, молочных позиций и других упакованных товаров. Вы сразу видите, подходит ли продукт вашей кофейне по составу и как его хранить после открытия упаковки. Для кофейни это помогает держать витрину в понятном порядке и не смешивать товары с разной логикой хранения.

По ТР ТС 021/2011 хранить пищевую продукцию нужно с соблюдением условий хранения и срока годности изготовителя. Значит, в матрице закупки полезно сразу записать, где лежит товар до открытия и что происходит после вскрытия. Тогда приёмка превращается в короткую проверку по чек-листу, а не в поиск информации по памяти.

При приёмке можно сверить маркировку, срок годности, целостность упаковки и условия доставки с заказом и требованиями изготовителя. После проверки товар попадает в подходящее место хранения. Так сотрудник видит, какая партия доступна для работы, а какие позиции ещё требуют уточнения с поставщиком.

График поставок и повторный заказ

Повторный заказ удобно привязать к дню поставки и сроку, к которому поставщик принимает заявку. Ответственный сверяет остатки, план меню и ожидаемый расход. Подтверждение поставщика помогает понять, какие позиции приедут полностью, а для каких нужно заранее согласовать замену.

Если поставщик меняет фасовку, в учёте обновляется количество единиц в упаковке. Одно и то же число коробок может означать разный доступный запас. Для расходников полезно отдельно видеть выдачу со склада в смену: так движение салфеток или крышек можно отличить от остатка ещё закрытых коробок.

После поставки удобно сопоставить заказ и приёмку: что пришло, что заменили, что осталось получить. Короткая запись в общей таблице помогает следующему сотруднику продолжить работу. Выбор техники, мебели и общий план открытия остаются в профильных материалах; здесь достаточно учитывать их потребность в регулярном уходе.

Три шага, чтобы собрать закупку для кофейни

Удобно идти от меню, а потом проверять, как товар живёт в смене и на складе. Тогда список закупки получается не абстрактным, а привязанным к реальному расходу и приёмке.

1. 1

   Посчитать расход

   Сначала посчитать расход по напиткам, витрине, упаковке и уходу. Это даёт основу для первой партии и для следующего заказа, потому что каждая группа живёт в своём ритме.

2. 2

   Собрать карточку товара

   Потом собрать карточку товара с единицей учёта, упаковкой поставщика и допустимой заменой. Так проще сверять поставку и не путать закупочную фасовку с расходом в смене.

3. 3

   Назначить порядок пополнения

   Затем связать остаток с планом до следующей поставки и назначить ответственного за приёмку. Это помогает держать снабжение ровным и быстро замечать, когда пора повторять заказ.